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Aprende a sintetizar para dirigir la atención del público

Hace unos días, mientras cenaba con mi amigo Fermín, éste me dijo:

“Yo, de lo que menos dispongo, es de tiempo.”

El tiempo es uno de los bienes más preciados del ser humano de hoy. Por obligación o por propia iniciativa, estamos metidos en tantas cosas que nuestra agenda diaria parece el listado de programas de la tele. No hay huecos libres.

Por esta razón, vamos por la vida con una prisa impresionante. Y todo aquello que mínimamente parezca que nos hace perder el tiempo lo desechamos.

El tiempo disponible para hacer presentaciones no es infinito

Cuando tenemos reuniones de trabajo, presentemos un proyecto o, en general, hablamos en público, estamos ante un grupo de individuos cuyas agendas también están bastante pobladas (a veces más que las nuestras). Su presencia en nuestra presentación (por obligación o iniciativa propia) implica poder sacar valor suficiente como para poder continuar haciendo su trabajo de manera efectiva.

Pero como solemos andar siempre con prisa y tener cosas mejores (o urgentes) que hacer, asistir a tal reunión es, por lo general, más un engorro que otra cosa.

En el momento en el que el ponente comienza a irse por las ramas y a no dejar muy claro de qué va el asunto, los participantes, por su parte, comienzan a sentir que la reunión o la presentación son una pérdida de tiempo. Inmediatamente comienzan los resoplidos, las miradas pasan a los aparatos móviles, y la atención desaparece del tema en cuestión. 

Para dirigir la atención del público hay que darle un mensaje bien masticado

La sensación de pérdida de tiempo ocurre cuando quienes escuchan no tienen claro de qué va la presentación. Cuando el ponente habla de manera desestructurada abriendo varios frentes a la vez. Y cuando esto ocurre, es porque éste no tiene el tiro demasiado afinado. No lo tiene claro.

Albert Einstein decía:

“Si no puedes explicarlo de manera simple, es que no lo entiendes lo suficiente.” tweet

Si no puedes resumir tu presentación en una sola idea, es porque no la tienes lo suficientemente clara. 

Para ir al grano hay que saber sintetizar

Durante mis cursos, cuando hablo de la importancia de tener un mensaje único que sea corto, claro y directo, me refiero a la necesidad de sintetizar. El ser capaces de reducir al mínimo una idea sin que ésta pierda su esencia es una tarea muy útil. Por un lado (1) demuestra que conocemos el tema a fondo. Por otro lado, incluir tal síntesis en el discurso (2) facilita el entendimiento y el posterior recuerdo.

Por ello, hacemos siempre un ejercicio de síntesis. Les digo que en la siguiente diapositiva voy a proyectar un mensaje y que deben resumirlo en un máximo de 15 palabras, siempre teniendo en cuenta un público específico y un objetivo. Una vez conseguido el cometido, deben llevarlo a un máximo de 5 palabras.

¿En qué ayuda esto?

  • Hace que piensen profundamente en su mensaje, lo analicen, lo digieran…
  • Hace que reflexionen sobre el público que va a escucharlo y lo que sacará éste de dicho mensaje.
  • Hace que formulen el mensaje resumido en términos de ese público y de un objetivo claro.

Cómo sintetizar un mensaje a su mínima expresión

Justo pasada esta frase encontrarás dos párrafos procedentes de la web de Airbnb, el portal P2P de alquiler de viviendas vacacionales.

“Airbnb es un mercado comunitario de confianza en el que la gente publica, descubre y reserva alojamientos únicos en todo el mundo, ya sea desde su ordenador o desde su teléfono móvil.”

“Airbnb les proporciona la forma más sencilla de ganar dinero alquilando su espacio y permite mostrárselo a millones de personas que pertenecen a una gran comunidad que no deja de crecer.”

¿Cómo resumirías ambos párrafos en un máximo de 15 palabras? No hace falta que uses las mismas palabras; puedes cambiarlas siempre que se mantenga el contexto.

Insisto que hay que tener claro quién es el público (Ejemplo: propietarios de viviendas susceptibles de ponerlas en alquiler) y el objetivo que queremos alcanzar (Ejemplo: lograr que se den de alta para poner sus casas en alquiler).

Piensa, reflexiona, analiza…

¿Lo has hecho ya? ¿Tienes tus 15 palabras? ¿Y 5?

A mí me salen las siguientes frases:

Máximo 15 palabras

“Gana dinero con tu casa de manera sencilla y segura ofreciéndola a millones de personas.”

Máximo 5 palabras

“Dinero fácil con tu casa.”

No hay una respuesta única a este ejercicio. Todo es relativo, cada persona es un mundo. Pero, sobre todo, la combinación específica del público que escuchará la ponencia y el propósito de ésta, harán que sinteticemos de una manera o de otra.

Lo importante es poder llevar nuestro mensaje a su mínima expresión. Porque nuestros interlocutores tienen prisa. Y, mientras más rápido entiendan de qué va el asunto y qué pueden obtener a cambio de escucharnos, más agradecidos estarán. Y ese agradecimiento lo demostrarán en forma de atención a nuestro mensaje.

Y, mientras más corto y claro es el mensaje, más fácilmente podrá el público entenderlo, retenerlo y tomar acción sobre éste.

¿De qué otra manera logras dirigir la atención de tu público? ¿En qué otros aspectos crees que ser capaz de sintetizar tu mensaje es de utilidad?

Crédito de imagen.

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