Cómo estructurar una presentación en cinco partes

En más de una ocasión me he visto en llamadas o visitas comerciales en las que, por no haberme preparado de forma adecuada, no he logrado transmitir correctamente los beneficios de mi producto en función del interés de mi interlocutor. En otras, he presentado información a mis jefes o compañeros de trabajo sin lograr hacerles entender la importancia de mi mensaje por estar éste diluido entre información irrelevante o poco organizada. Todo por no saber cómo estructurar un discurso ni la importancia de una correcta preparación previa.

Max Atkinson, investigador, consultor y blogger dice que la estructura es la guía que permite a la audiencia saber qué esperar de la charla, a dónde tiene que ir ésta y (muy importante) cuándo se estima que termine. Es más fácil digerir una presentación si se tiene una idea clara desde el principio sobre qué va a cubrir y en qué orden lo hará. Para ello, sugiere lo siguiente:

Estructura de una presentación en cinco partes

1. Preintroducción

Al iniciar una ponencia, es común que no todos los miembros del público estén atentos. Por ello, no conviene ir directamente al grano, ni siquiera detallar el índice de contenidos porque muchos no se enterarán de nada. Asimismo, si la situación lo permite, es mejor evitar iniciar con formalidades (saludos, agradecimientos, currículum) porque corremos el riesgo de perder a los pocos que sí están atentos.

En este momento, lo recomendable es abrir con algo que capte fácilmente la atención y predisponga a escuchar lo que sigue, que es donde está la “chicha”, el contenido. Citas, preguntas retóricas, historias, datos sorprendentes o controvertidos, o incluso la conclusión misma de la presentación, son algunos de los recursos de los que podemos ayudarnos para comenzar con fuerza. Más sobre cómo iniciar un discurso aquí.

2. Introducción

En este punto ya deberíamos tener la atención del público. El gesto de agradecimiento y el “hola, qué tal” entran mejor aquí que en la preitroducción. Aun así, mejor no enrollarse demasiado para evitar echar a perder lo logrado al inicio. En determinados eventos, puede que en este punto ya nos hayan presentado debidamente. De lo contrario, una breve anécdota que, con información relevante, demuestre que tenemos derecho a hablar sobre el tema, servirá para afianzar nuestra credibilidad.

No obstante, la verdadera razón de esta parte es indicar al quienes escuchan el esquema secuencial de la charla. Esto les permitirá hacerse una idea de qué esperar y en qué orden, así como de llevar un control (consciente o inconsciente) del tiempo. La incertidumbre sobre la estructura puede causar impaciencia, sobre todo cuando la audiencia siente que el ponente comienza a alargarse más de la cuenta.

3. Cuerpo

Es la parte más larga de la charla y, en realidad, aquélla a la que la audiencia ha venido a escuchar. Brent Kerrigan dice que, lo más importante de la estructura de un discurso es un mensaje contundente; aquello que queremos que el público recuerde. Éste debe estar acompañado de secciones de apoyo. Se recomienda no pasar de tres o cuatro, ya que más de cuatro pueden suponer un reto a la capacidad de retención de nuestro público.

Si cada una de estas secciones es considerablemente larga, pueden tratarse como mini discursos, cada uno con introducción y conclusión. También, para facilitar la escucha, es recomendable planificar bien las transiciones entre un tema y otro, entrelazando la conclusión de uno con la introducción del siguiente.

4. Resumen

Dicen en el mundo de las presentaciones (con mayor o menor razón) “diles lo que vas a contarles, cuéntaselo y diles lo que les has contado”. La primera parte sienta las bases de lo que se tratará. La segunda es la razón de ser de la ponencia. La tercera, o resumen de lo que se ha contado, busca dejar un recordatorio de los puntos clave que se han tratado. Esto permite al público refrescar las secciones iniciales y llevarse consigo lo fundamental de la ponencia.

Éste es un buen momento para invitar al diálogo y contestar cualquier pregunta que pueda surgir.

5. Conclusión

La gente se queda con lo último que escucha, por ello, es recomendable recordar de algún modo en la conclusión el mensaje principal de la charla. También es buen momento para llamar a la acción, dando pautas a quienes nos escuchan de qué hacer con nuestro mensaje.

Y como esto será lo último que escucharán de nosotros (ya que las preguntas se contestaron con anterioridad), lo suyo es cerrar de manera memorable, siempre intentando entrelazar la conclusión con aquello con lo que iniciamos la presentación.

Mucha gente peca de no preparar sus ponencias de forma consciente y exhaustiva, apoyándose en el hecho de tener mucha experiencia y, en consecuencia de conocer muy bien el tema en cuestión. Pero hay una gran diferencia entre conocer bien el tema y tener claro qué decir al respecto y por qué.

Sin una estructura clara y bien planificada, las presentaciones, las charlas y los discursos lograrán, en el mejor de los casos, entretener, pero nunca vender la idea y conseguir el cambio en el público que el ponente pretende. Porque de eso tratan las ponencias: de vender ideas y de guiar hacia el cambio.

Referencia: “Speech-making and Presentation Made Easy – Seven essential steps to success” de Max Atkinson, ediciones Vermillion.

Imagen de iStockphoto

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