Cómo hacer una maestría de ceremonia exitosa

Hablar en público no es siempre un acto protagónico. Hay ocasiones en las que, como los mayordomos, el orador entra y sale sin llamar demasiado la atención, haciendo como si nunca hubiera existido. Esto es así concretamente en las maestrías de ceremonias, donde hay que decir lo justo de manera profesional y luego desaparecer como Harry Houdini.

José Lora “Checho”, mi tío, padrino y amigo, es actor, locutor, presentador de televisión, cantante y voz oficial de marcas de gran renombre en República Dominicana. Su profesionalidad y talento le han permitido entrar en un mundo desconocido para muchos: el de los maestros de ceremonias. Tras conversar sobre su experiencia y ponerla en común con la mía, hemos llegado a las siguientes conclusiones conjuntamente.

¿Qué hace falta para ser un gran maestro de ceremonias?

ANTES DEL EVENTO

Tras confirmar nuestra participación, hay que ponerse manos a la obra y comenzar a recopilar información. Primero ayudándonos de los organizadores y luego enriqueciendo lo aprendido por nuestra propia cuenta. Finalmente, preparar el discurso.

La reunión con los organizadores nos permitirá:

Entender cómo será el evento

Finalidad, producción, agenda, horarios y todas las ideas que puedan tener dichos organizadores al respecto. Esto nos hará comprender el protocolo a seguir.

Conocer al público objetivo asistente

Con el fin principal de poder preparar el mensaje en función de quien lo vaya a escuchar. Investigar si asistirán personalidades que requieran de un trato especial, sobre todo en el saludo inicial (ejemplo: funcionarios públicos o miembros del cuerpo diplomático).

Recopilar material

Todo el que puedan cedernos. Junto con la información anterior, éste nos ayudará a preparar nuestro guión.

Saber quiénes intervendrán en el evento

Para poder hablar de ellos con propiedad. Investigar también cuál será el orden de aparición y el tiempo asignado a cada uno para poder maniobrar correctamente entre éstos y controlar el tiempo. Conviene intentar enterarse de sobre qué van a hablar específicamente para evitar comentar sobre lo mismo.

No viene mal recurrir a otros medios (como internet) para indagar más sobre estas personas. Así enriqueceremos el guión y tendremos material para usar en caso de que debamos improvisar. Puede haber sorpresas.

Con toda la información posible en mano, toca redactar el guión y editarlo tantas veces como haga falta. En este punto es importante tener siempre presente el tiempo del que dispondremos en nuestras intervenciones. Más sobre control del tiempo.

Si es posible, mejor evitar el uso del papel. La tecnología actual ha dejado esa práctica casi en desuso. Existen aplicaciones para tabletas con funcionalidades muy útiles a la hora de editar y presentar el guión. Si fuese necesario usar soporte físico, preparar fichas profesionales queda mucho mejor que usar folios sueltos, como nos explica Florian Mueck en su blog.

EL DÍA DEL EVENTO

Antes de la celebración misma es preciso atar algunos cabos. Y esto empieza desde temprano. Así, antes de decir la primera palabra ante el escrutinio del público es importante:

Repasar el guión

Para los más novatos, mejor comenzar a ensayar unos días antes. Si se tiene rodaje, puede hacerse el mismo día. Lo importante es practicarlo varias veces para interiorizarlo y encontrar el flujo más armonioso de las palabras y el ritmo más adecuado. Esto ayudará a no tener que leer todo el material durante el evento sino, más bien, a decirlo con naturalidad y poder improvisar sobre la estructura y las ideas originales cuando haga falta.

Vestirse apropiadamente

Siempre es mejor pecar de formal. Como regla general, cada vez que demos un discurso ante un público desconocido, es de sugerir ir vestido un pelín más formal que los asistentes. Siempre es más fácil quitarse la corbata, que tener que esconder la camiseta. Y las primeras impresiones son muy poderosas.

Llegar temprano

Hacer acto de presencia al menos dos horas antes del inicio de la actividad. Esto nos permitirá familiarizarnos con el entorno: saber dónde estará el podio (o si no habrá ninguno) y dónde estarán situados el público y los ponentes; probar el equipo y verificar que todo funcione correctamente. Podremos tratar cualquier imprevisto sin mayor estrés porque tendremos tiempo de sobra para resolverlo.

Pasar lista de asistencia

Cerciorarnos de que cada persona a la que vayamos a mencionar estará efectivamente presente y averiguar si hay algún invitado de último minuto que deba ser saludado de manera especial. Verificar los cargos de cada quien y asegurarnos de conocer la correcta pronunciación de sus nombres y apellidos. Si no estamos seguros de algo relacionado con algún participante, es conveniente comentarlo directamente con éste (¿o su representante?).

Permanecer en el anonimato

Mantenernos fuera de la vista de los demás hasta que comience el evento. Excepción sólo cuando debamos verificar la información detallada en el párrafo anterior. Luego, volver a nuestro lugar fuera del campo visual de los invitados.

DURANTE EL EVENTO

Se apagan las luces, se sube el telón y comienza la fiesta. Todos los ojos están sobre nosotros y es momento de hacer bien aquello para lo que nos han contratado, siempre recordando que los reyes del mambo son los demás, no nosotros. Para terminar el trabajo como toca hay que:

José Lora "Checho" - Cómo hacer una maestría de ceremonia

Mostrar seguridad

Sí, en toda intervención pública los primeros 30 segundos son durillos; cuestan. Pero si hemos hecho correctamente los deberes, preparado cuidadosamente el material y lo dominamos porque lo hemos practicado mucho, la calma no tardará en llegar. De lo contrario, el nerviosismo quedará en evidencia y quien nos haya contratado no quedará muy contento; o incluso, haremos un papelón y no nos volverán a contratarán.

Hablarle al público, no leerle

Aunque no seamos el acto principal, recordemos que la conexión con el público es fundamental para transmitir efectivamente nuestro mensaje. Leer del guión dificulta esta tarea. Por ello, mejor usar las notas sólo como apoyo para conferir naturalidad y un tono más conversacional y ameno (dentro de la formalidad correspondiente).

Transmitir un mensaje claro y no repetitivo

Por corta que sea nuestra participación entre ponente y ponente, siempre tendremos un mensaje que transmitir. Éste ha de ser preciso, sin rodeos y fácil de entender… al grano; evitando siempre tocar temas que correspondan a los ponentes (hayan éstos hablado ya o no).

Buscar la complicidad del público

Vuelvo, no estamos hablando al vacío sino ante personas de carne y hueso que (teóricamente) nos están concediendo su atención. Para hacerlas sentir como tales, hay que buscar tener contacto visual con ellas y, siempre que el momento lo permita, sonreírles. Ambos actos nos humanizan y derrumban la famosa cuarta pared. Más sobre barreras que nos separan del público.

Retirarse fuera del área

Una vez demos la palabra a otra persona, deberemos retirarnos fuera del área en la que se situará para hablar. En ese momento, toda la atención debe recaer sobre dicha persona (no sobre nosotros). También, para evitar salir en las fotos oficiales de su ponencia (por mucho que nos guste la vitrina).

DESPUÉS DEL EVENTO

Al finalizar el acto, y tras conocer la opinión de los organizadores sobre nuestra labor, tenemos que dar por concluida nuestra función en el mismo y retirarnos. Salvo que seamos llamados a quedarnos, tenemos que evitar mezclarnos con los invitados. 

Como sugerencia al margen, es aconsejable guardar el guión ya que, seguramente, servirá como referencia para un futuro trabajo de maestría. 

Hablar en público siempre es un reto (divertido). Hacer de maestro de ceremonias lo es especialmente para quienes nos gusta el protagonismo porque tenemos que procurar hacer exactamente lo contrario. Y esto cuesta, a veces. En cualquier caso, una buena maestría de ceremonias hará que se corra la voz y nos abrirá las puertas a ser contratados de nuevo. 

¿Qué otros consejos darías a un futuro maestros de ceremonias? ¿Te ha parecido útil esta entrada? Déjame un comentario.

Imágenes de sandcastlematt y «Checho»

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