Cuatro errores en presentaciones de trabajo con PowerPoint

¿Cuántas veces has estado a punto de dormirte al presenciar una presentación? ¿Cuántas veces has querido asesinar al ponente por aburrirte, por extenderse demasiado y por usar cientos de diapositivas? En el mundillo de las presentaciones existe el término “death by PowerPoint” o muerte por PowerPoint, que no es más que matar de aburrimiento a nuestro público con otra presentación del montón en la que no se tiene muy claro si el protagonista es el ponente o lo que proyecta.

Esta (tan sonada) muerte por PowerPoint as muy habitual en el ámbito profesional en el que las presentaciones son pan nuestro de cada día, pero no por ello necesariamente interesantes y cautivadoras. Lo curioso del caso es que, a pesar de que todos sufrimos en nuestras propias carnes las malas presentaciones ajenas, pocas personas retan al estatus quo y se plantean ser diferentes, creativos y rompedores.

No, no hace falta hacer virguerías con Prezi o contratar a una empresa de diseño para diseñar el deck de diapositivas. Pero seguir algunas pautas básicas nos permitirá destacar sobre los demás y dar un salto de gigante hacia hacer presentaciones de trabajo más potentes.

1. Diseñar la presentación sobre las diapositivas

Cuando te propones preparar una presentación, ¿qué es lo primero que haces? ¿Encender el ordenador y abrir PowerPoint? Muchas personas hacen esto y el resultado es, en el mejor de los casos, una presentación lejos de ser memorable, pero en el peor de los casos un completo desastre.

Preparar una presentación implica conocer los detalles de quién será el público, definir previamente el objetivo de la ponencia, tener muy claro el mensaje principal y, a partir de ahí, comenzar a recopilar información para luego clasificar, filtrar y eliminar. Una vez hecho todo esto, es hora de montar la estructura y poblarla de historias personales y ejemplos. Es después de todo esto cuando ya toca encender el ordenador y comenzar a pensar en las diapositivas. Hacerlo al revés implica desconectar de las necesidades del público y poner en juego el resultado.

2. Más de un mensaje por diapositiva

Si ya es complicadísimo leer las diapositivas y prestar atención al ponente a la misma vez, intenta con una diapositiva que trata varios temas. Una diapositiva que cubre varios temas (y transmite varios mensajes) implica dos problemas. Primero: estará cargadísima de contenido y esto puede abrumar y hacer que el público desconecte. Segundo: como no controlamos el orden en el que lee el público, podemos estar hablando de un tema mientras éste está prestando atención a otro.

Es fundamental centrar el tiro y tratar un solo tema por diapositiva para evitar dispersión y confusión, y lograr que nuestro mensaje llegue y logre el resultado deseado. En el proceso de creación de las diapositivas, piensa en el tema que quieres tratar con cada proyección y lo que quieres decir al respecto. Todo lo que no añada valor y no vaya en consonancia con ese mensaje individual, no deberá incluirse en ésta (y puede que haya que eliminarlo del todo).

3. Llenar las dispositivas de texto

Garr Reynolds, autor del libro Presentation Zen, acuño el término slideument (mezcla de las palabras en inglés “diapositiva” y “documento”) refiriéndose a un archivo de diapositivas que parece más un documento de Word que de PowerPoint. Estos documentos son útiles para entregar en mano (preferiblemente no para su uso durante la presentación) ya que de por sí son suficientes para que el lector entienda el asunto tratado, pero no para proyectar sobre la pantalla.

Como mencionado arriba, es virtualmente imposible prestar atención a lo que dice un ponente a la vez que se lee el texto proyectado sobre la pantalla. Y como poner texto en una diapositiva es una invitación a leerlo, mientras menos texto haya, más rápidamente descifrará el público el contenido de la diapositiva y podrá volver a prestar su atención indivisible al ponente. Si mantenemos el tamaño de fuente a un mínimo fácilmente legible, no sólo facilitamos la lectura, sino que también nos obligamos a no excedernos en la cantidad de texto introducido. Una interesante guía al respecto es la regla 10/20/30 de Guy Kawasaki. En lo que respecta al tamaño de la fuente, dice que es conveniente no bajar de 30 puntos.

4. Uso de diapositivas como chuleta

En línea con lo anterior, es práctica habitual depender de las diapositivas para no perder el hilo de la presentación poblándolas con todo el guión y haciéndonos dependientes de dicho texto para poder presentar; si hay algún problema con la proyección, podemos llegar a hacer un papelón. Esto supone que, como ponentes, nuestra atención pasa del público a la pantalla.

Leer de la pantalla no sólo es una falta de respeto a la audiencia porque dejamos de mirarla (igual que cuando conversamos sin establecer contacto visual), sino porque la hacemos perder el tiempo ya que para leer unas diapositivas no hace falta organizar una ponencia; basta con enviarlas por email. Las diapositivas no son una chuleta ni tampoco deben ser el protagonista, sino un apoyo a nuestra presentación en la que los protagonistas somos nosotros los que venimos a hablarle al público, no a leerle.

Los programas informáticos para ayudarnos a presentar no son más que eso, una ayuda, un apoyo y un medio para que el mensaje llegue con más fuerza. Usarlos adecuadamente implica desaprender (casi) todo lo que hemos visto en toda nuestra vida profesional. Es hora de que nos replanteemos la forma en que los usamos. Y si nos vemos tentados a seguir la misma línea de siempre, imprimamos, entreguemos, y mejor dejemos que otros presenten.

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