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Lo más importante en una presentación de trabajo

El bien más preciado -a la par que escaso- en el haber de los empresarios y altos directivos es sin duda el tiempo (aunque en la coyuntura actual podría discutirse sobre la liquidez). Viven con mil asuntos en la cabeza y en la agenda que les obligan a centrarse y optimizar el uso de los recursos para alcanzar los objetivos deseados.

En una presentación de clase, defendía junto a mi grupo un caso práctico mediante un juego de rol. Yo representaba a quien vendía (una idea) y el equipo que escuchaba representaba a la parte que compraba (dicha idea). Había estructurado mi discurso en función de los tres beneficios más importantes para el comprador, pero cometí el error de iniciarlo por la parte más emocional, haciendo un preámbulo que buscaba preparar el terreno para luego soltar un bombazo. No habían pasado dos minutos cuando uno de los oyentes (empresario en el juego de rol) me dijo:

“Déjate de historias y ve al grano”. tweet

El error más habitual en las presentaciones de trabajo

En un artículo anterior debatíamos sobre la capacidad de atención en los humanos y cómo ésta se hace cada vez más pequeña. En línea con esto, en un taller sobre creatividad e innovación, Borja Baturone comentaba que el modelo habitual de presentación durante las sesiones de lluvia de ideas en las empresas supone:

  1. Partir de un preámbulo
  2. Desarrollar una idea
  3. Vender las bondades de dicha idea

El orden de este modelo invita a dejar de prestar atención porque en algún punto durante el preámbulo, quienes escuchan desconectan y son incapaces de atender a lo que de verdad importa: la idea.

Cómo maximizar la captación del mensaje

Borja indica que, para maximizar la captación de nuestro mensaje, es necesario invertir este orden (y, en cierta medida, matizar el contenido) de modo que:

  1. Comencemos con un titular concluyente
  2. Continuemos con el historial
  3. Finalicemos con los detalles al respecto de nuestra idea

De este modo premiamos la atención dando a los oyentes una verdadera razón para escucharnos y despertando su curiosidad paso a paso.

En el libro Speaking PowerPoint, el autor Bruce Gabrielle dice que decir a las personas nuestras conclusiones antes de mostrar los datos que nos han llevado a dichas conclusiones les ayuda a decidir a qué información prestar atención. Esto les permite detectar lo más relevante, comprender su relevancia y recordarlo por más tiempo.

En cambio, iniciar nuestra presentación con los datos y las causas que nos han llevado a nuestras conclusiones, en el mejor de los casos, puede producir somnolencia o hacer que se nos reduzcan el tiempo estipulado de presentación a la mitad. En otras ocasiones puede despertar opiniones e interpretaciones distintas a las nuestras y desatar un bombardeo de preguntas y objeciones a nuestros argumentos haciendo que a quienes nos escuchan les resulte poco evidente el por qué hemos llegado a dichas conclusiones.

Por ello, una de las claves de las presentaciones de trabajo está en iniciar con la conclusión ya que hacerlo así despierta el interés de los oyentes, dándonos (cierto) permiso para desarrollar nuestras ideas y reduciendo las probabilidades de que nos manden a callar antes de tiempo.

¿Qué opinas al respecto?

Imagen de Vector Open Stock

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