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Siete errores básicos en presentaciones de trabajo

Hace una semana se publicaron en este blog cuatro errores comunes en presentaciones con PowerPoint debido a la popularidad de esta herramienta en el trabajo. Pero ¿te has planteado alguna vez la posibilidad de presentar “a capela”, sin esta ayuda visual, o directamente con ninguna?

Como ya descubrimos, el PowerPoint puede resultar ser más un impedimento que una ayuda (si no se usa correctamente), lo que denota un problema de raíz. Y para solucionar dicho problema, primero hay que ir a lo más básico. Por ello, listo aquí…

Siete errores a evitar en presentaciones de trabajo

1. No tener una estructura clara

Con frecuencia nos vemos ante ponentes que comienzan a hablar y, al poco tiempo, nos marean tanto que nos pierden. Son incapaces de concretar y de seguir una línea lógica que dé sentido a lo que están contando.

Para dar dicho sentido a nuestra charla y evitar que quienes nos escuchan se pierdan, ésta debe tener una estructura clara y fácil de seguir. Una introducción potente, fácilmente diferenciable del cuerpo. Un cuerpo claramente dividido en el mínimo posible de secciones (idealmente de tres a cuatro). Y un cierre memorable que esté relacionado con el inicio, que llame a la acción y que deje al público con ganas de actuar.

2. Ofrecer exceso de información

Parte de hacer bien los deberes durante el proceso de preparación de una presentación implica recopilar tanta información como sea posible para poblar dicha presentación de contenido. Pero, en ocasiones, nos “encariñamos” demasiado con dicha información, nos cuesta filtrarla y nos vemos en la situación de querer meterlo todo con calzador y a cualquier precio.

Y el precio de no reducir la información al mínimo necesario para transmitir nuestro mensaje es la falta de concreción y la consiguiente confusión por parte del público. Como ya he dicho antes, menos es más. Mejor dejarles con ganas de escucharnos de nuevo por haber despertado su curiosidad y su deseo de indagar en profundidad, que saturarles con demasiados datos, muchos de los cuales probablemente no les serán útiles.

Y esto nos lleva al siguiente punto.

3. Tener un mensaje poco claro

¿Has estado en alguna presentación al final de la cual te hayas preguntado “de qué iba esto”? Esto se ha debido, en parte, a que el presentador ha querido decir demasiado en poco tiempo (punto anterior), aunque también porque, muy probablemente, éste tampoco tuviera muy claro exactamente qué quería decir.

Una presentación sin un mensaje principal claro es como un barco sin un rumbo fijo. Navegará hasta que se le termine el combustible, sin saber muy bien dónde acabará el viaje. Por ello, para que no haya confusión, para que la gente entienda y para maximizar las probabilidades de obtener el resultado deseado, hay que tener un mensaje clarísimo e, idealmente, que pueda ser resumido en un “tweet” (140 caracteres o menos).

4. Transmitir teoría sin casos prácticos

Para entender y aprender conceptos nuevos debemos poder asociarlos a conceptos que ya dominamos. Es decir, para poder digerir información desconocida, tenemos que ser capaces de encontrar su similitud con cosas que ya conocemos, que nos son familiares. De otro modo, el aprendizaje se dificultará por no decir que se hará imposible.

De Núria Torres, compañera coach, aprendí que, al explicar conceptos teóricos es imperativo usar ejemplos y casos prácticos de la vida cotidiana para poder aterrizar dichos conceptos. Si bien la gente no es tonta y es capaz de hacer sus propias asociaciones, en el momento en el que siente que la estamos haciendo trabajar “demasiado”, desconecta y deja de prestar atención. Por ello debemos facilitarle la vida y ayudarle a entender nuestro mensaje. Esto podemos hacerlo con ejemplos, metáforas y analogías, con historias y otros recursos. Por cada sección de teoría, conviene incluir alguno de los recursos anteriores, y si el ejemplo viene primero, será aún más fácil de entender lo siguiente, ambos unidos por una transición del tipo: “¿por qué os cuento esto?”

5. Tener un enfoque en el presentador y no en el público

Lo común no tiene por qué ser lo correcto. Y son muy comunes las presentaciones en las que la primera mitad habla de lo buenos, bonitos y (no siempre) baratos que somos, anteponiendo nuestros intereses a los del público. Teniendo en cuenta que el rango de atención del humano de hoy es equiparable al de un pez, esta fórmula es la opuesta a la óptima.

Al preparar una presentación, una de las tres preguntas más importantes que debemos hacernos es “¿por qué ha de interesarles?” o, en otras palabras, “¿qué beneficio reportará mi presentación a la audiencia?”. Esto implica que, como bien ha dicho Roger Prat en una de las más recientes entradas en su blog, siempre debemos tener presentes las necesidades del público y anteponerlas a las nuestras, porque, al fin y al cabo, lo que más le importa a la gente es sí misma, y todo lo que no está relacionado con esto es “poco interesante”. Por ello, si la primera mitad de nuestra presentación está dedicada a demostrar nuestro entendimiento por y a satisfacer las necesidades de nuestro público, tendremos su atención indivisible porque estaremos hablando “su idioma”. Y luego obtendremos su “permiso” y disposición para escucharnos hablar sobre nosotros y reforzar nuestra propia credibilidad.

Nota: Si además reforzamos nuestra credibilidad con casos de éxito expresamente enfocados al público objetivo, mataremos dos pájaros de un tiro.

6. Pecar de falta de variedad

El mismo plato de siempre, por rico que sea. La misma canción una y otra vez, por mucho que nos guste. El mismo destino de vacaciones, por bonito y divertido que sea. ¿Qué tienen en común? Que terminan aburriendo.

Con las presentaciones de trabajo pasa algo parecido. Pocas son diferentes, pero sobre todo, casi todas parecen un bucle interminable de lo mismo en el que, muchas veces, cuesta diferenciar entre principio y fin.

Nancy Duarte, en su libro Resonate, hablar de la necesidad del contraste como herramienta para mantener a las personas en vilo, atentas. Según ella, el contraste puede conseguirse de forma emocional (contando historias, hablando de beneficios, usando analogías y metáforas, dramatizando, haciendo afirmaciones chocantes, usando imágenes evocativas, con humor, con sorpresas) o con la puesta en escena (pasando del “monólogo” a hacer participar al público con preguntas y actividades, saliendo de detrás del atril y usando todo el escenario, con entusiasmo, con demostraciones, variando el uso de la voz).

En línea con lo anterior, Patricia Fripp acuñó el término sameness definiéndolo como mantener el mismo tono y ritmo de voz durante toda la presentación y, como consecuencia, logrando aburrir a todo el mundo. Ya sea una voz lenta y falta de vida, u otra más bien veloz y entusiasta, mantenerla siempre igual termina aburriendo inevitablemente. Por ello conviene jugar con el tono, el ritmo, la velocidad con cierta frecuencia y siempre en consonancia con aquello que estamos contando (tal y como hablamos con nuestros amigos).

7. Hablar con un lenguaje demasiado técnico

ROI, KPI, PNL, CEO, SEM/SEO… Kick-back, pitch, claim, hashtag, cash-flow… Capacidad ociosa, mapas mentales, reestructuración, diagrama de flujo… Éstos los conozco, pero si me dieran un euro por cada tecnicismo, acrónimo o anglicismo desconocido que haya escuchado en presentaciones y fuera de éstas, probablemente estaría dando la vuelta al mundo con ese dinero.

Y no, el problema no es el uso de estos conceptos (aunque no usarlos facilite la vida a todos). El verdadero problema es usarlos y hacer como si todo el mundo fuera tan experto como uno o, al menos, tuviera nociones suficientes como para entenderlos.

Al usar palabras complicadas, rebuscadas y propias de una industria en concreto (o sea, chungas), tenemos la impresión errónea de que sonamos más inteligentes. En realidad, lo que estamos logrando es construir gratuitamente una barrera entre el público y nosotros que, en el mejor de los casos, lo único que hace es que parezcamos idiotas. Se nos olvida que, si estamos presentando, es porque nosotros somos los expertos y venimos a añadir valor y no a fardar sobre nuestros conocimientos. Idealmente, conviene usar siempre un lenguaje llano, para la gente de a pie, pero si no nos queda otra opción que usar tecnicismos (cosa poco probable), hay que explicar cada uno de éstos antes de continuar. Esto nos asegurará que estemos todos en la misma página.

¿Qué otros errores has podido detectar en presentaciones de trabajo?

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Imagen de Ramón Torrent

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Comentarios

  1. Al final del discurso, en las conclusiones, debe recalcar las ideas principales que ha expuesto y los argumentos que las apoyan. Probablemente sea lo único que al final recuerde el público de toda la exposición.

    • Gracias Judson. En efecto, lo que más fresco queda en la cabeza del público es lo último que se dice. Por eso, un breve resumen de los puntos más importantes y, sobre todo del mensaje principal, siempre viene bien.

  2. Al final del discurso, en las conclusiones, debe recalcar las ideas principales que ha expuesto y los argumentos que las apoyan. Probablemente sea lo único que al final recuerde el público de toda la exposición.

    • Efectivamente Joy. Lo último es lo que más fresco queda en la memoria. Conviene hacer una llamada a la acción (si el discurso busca acción), repetir los puntos clave y cerrar con el mensaje principal.

  3. Además de cuidar tu entrada, haz que la introducción a tu exposición sea fuerte y enganche al público; una excelente manera de hacer esto es haciendo un cuestionamiento o presentando un video altamente emocional relacionado con tu tema.

  4. No está muy clara la cusa que puede generar estos miedos a hablar en público. Parece cierto, al menos están de acuerdo un grupo de expertos, que la ansiedad que genera esta situación está muy relacionada con la falta de experiencia o bien con experiencias anteriores desagradables, ya sean experiencias propias o por haber visto a otras personas tener poco éxito en sus charlas. En cualquier caso, la ansiedad puede crear la suficiente tensión como para garantizar el fracaso de una intervención ante el público.

  5. Buenas adveertencias, evidentemente se fundamentan en algo que has planteado en otro articulo que es la planificacion pues evita errores en un alto porcentaje.

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