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Tomates, productividad y personalidades múltiples para preparar presentaciones

Por mucho que me guste hablar en público, trabajar en la preparación de mis presentaciones me cuesta un montón. Lo llevo mal. Me da pereza y no encuentro manera de ponerme en ello de la primera, a pesar de lo mentalizado que estoy sobre la importancia de prepararse bien. Y, puedo aventurarme a decir que a ti seguramente te pasa algo similar…

Por ello te pregunto, ¿qué es lo primero que te ocurre cuando te enteras de que tienes que hacer una presentación?

Como explico en este vídeo sobre el flujo de la ansiedad, si eres humano y medianamente normal, te atacará una sensación desagradable difícil de explicar. Harás un cálculo rápido del tiempo del que dispones entre ese momento y el día de la presentación. Y si entiendes que tienes tiempo de sobra, guardarás el asunto en un cajón para retomarlo en un futuro indefinido, y como por arte de magia, la sensación desagradable desaparecerá. En otras palabras, aplazarás la tarea para eliminar la sensación de ansiedad.

Procrastination o el aplazamiento de tareas

La palabra procrastinate, que en inglés significa aplazar o diferir una acción o decisión sobre algo, es un concepto muy estudiado por los americanos. En una sociedad donde la consecución de objetivos es religión, todo aquello que lo impide es pecado. Por ello, tienen indicadores para poder medir dicho concepto, y antídotos para neutralizarlo y maximizar la productividad.

Según la Dra. Barbara Oakley de la Universidad de California San Diego, cuando nos enfrentamos a algo que no queremos hacer, parece que activamos las áreas de nuestro cerebro asociadas al dolor. Inmediatamente, éste busca la manera de parar este estímulo negativo dirigiendo la atención hacia otra cosa.

Lo que no sabemos es que, poco después de iniciar esa tarea desagradable, esa “incomodidad neuronal” desaparece. Y como no sabemos esto, aplazamos ciertas decisiones y tareas importantes hasta el último minuto cuando ya no queda tiempo suficiente para hacer un buen trabajo.

Entre estas tareas que regularmente aplazamos está la de preparar presentaciones. La sensación inmediata de ansiedad que nos llena una vez nos dan la “fatídica” noticia de que tenemos que hablar en público es suficiente aliciente como para sepultar la noticia. Pero hacerlo

lleva a niveles muy superiores de ansiedad durante el día de la presentación cuando nos damos cuenta de que no estamos bien preparados y tenemos todas las papeletas para hacerlo mal.

¿Qué podemos hacer para combatir la “procrastinación” o el aplazamiento de nuestras decisiones para preparar presentaciones de primer nivel?

Tomates y productividad

Un método efectivo para combatir esta sensación y evitar aplazar la realización de tareas es “The Pomodoro Technique” o “La Técnica del Tomate”.  ¿En qué consiste? En usar un temporizador (los de cocina paracen tener forma parecida a la de un tomate) y seguir los siguientes pasos:

  1. Configurar el temporizador a 25 minutos: Es un plazo de trabajo factible para cualquiera.
  2. Eliminar todas las interrupciones: Para asegurarnos de cumplir el tiempo estipulado.
  3. Concentrarse: Mantener nuestra atención sólo en la tarea en cuestión.
  4. Darse un premio al terminar: Como un breve descanso o un café, para que el cerebro cambie su foco de atención por un momento.

El propósito es asegurar un mínimo de trabajo en el que dedicamos concentración absoluta y, por tanto, gran productividad, pero en períodos cortos de tiempo para evitar que la pereza nos ataque.

La técnica es tan sencilla como potente si seguimos a rajatabla los cuatro pasos.

Micro-tareas y los cuatro personajes en nuestro cerebro

Otra manera de facilitarnos el trabajo y evitar que nuestro cerebro se distraiga buscando actividades más “agradables” consiste en dividir la tarea en un conjunto de micro-tareas. Al hacerlo, el agobio de la realización de la “gran tarea” disminuye ya que pensamos en la finalización de una tarea corta, “más fácil de realizar”, a la vez. La idea de correr 42 kilómetros puede estresar bastante. Si pensamos en hacer 1 kilómetro a la vez, psicológicamente será más sencillo de afrontar (42 veces).

“Un viaje de mil millas comienza con el primer paso”. – Lao-tsé tweet

En el libro de Harvard Business Review “Better Business Writing” (“Mejor Escritura de Negocio”), Bryan A. Garner cita a la poetiza Betty Sue Flowers quien, para escribir, dividía el trabajo en cuatro bloques. Lo curioso del caso es que, como cada bloque de trabajo tenía una finalidad específica asociada a un personaje concreto.

EL LOCO

La mente del loco deambula. Esto la hace creativa y fantástica para generar nuevas ideas. Métete en el papel del loco para hacer una lluvia de ideas a fondo, sin dejar pasar por alto nada, por tonto que suene.

EL ARQUITECTO

Terminada la generación de ideas, entra el arquitecto para estructurarlas de manera lógica. Haz como el arquitecto y, tras haber quitado la morralla, encuentra varios nexos comunes y ordena la lluvia de ideas en tres grandes grupos de ideas.

EL CARPINTERO

Con la estructura montada, el carpintero termina de construir la casa incorporando las piezas faltantes y embelleciendo el producto final con detalles decorativos. Acompaña estas ideas centrales con frases explicativas y de recursos como metáforas, ejemplos, historias y lenguaje sensorial para que sean entendibles, digeribles y recordables.

EL JUEZ

Casi al final del proyecto entra el juez para evaluar el trabajo realizado y proponer mejoras antes de entregar el producto definitivo. Juzga el guión que has preparado de manera exigente, siempre pensando en el objetivo del discurso y el público que va a escuchar. Modifica lo que consideres oportuno y juzga de nuevo hasta que estés de acuerdo con lo redactado.

Hay tareas que dan muchísima pereza. Porque no nos gustan, porque nos aburren o porque el resultado nos genera incomodidad. Preparar presentaciones es una de esas tareas que ilusionan a pocas personas. Para hacer el proceso más sencillo y poder coger al toro por los cuernos, basta con subdividir la tarea en mini-tareas y trabajar con una a la vez.

Usando la técnica del Pomodoro y trabajando con cada uno de los cuatro personajes, el trabajo será menos doloroso, la preparación más efectiva y el resultado terminará siendo el adecuado.

¿Qué otras técnicas conoces para mejorar la productividad, evitar el aplazamiento de tareas y conseguir tus objetivos con mayor diligencia?

Crédito de imagen.

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