Análisis del contexto para maximizar los resultados

Esta es una de las lecciones incluidas dentro del módulo introductorio de Communication Mastery, mi programa online para organizaciones.

Hay seis elementos del contexto que son fundamentales para presentar tus ideas con éxito, sea cual sea la situación. Para que lo entiendas, usemos un ejemplo simple. 

Imagina que trabajas en un departamento en el que hay 15 personas y está ubicado en un extremo del recinto. La fuente de agua más próximas está justo en la otra punta y hay que caminar mucho para poder beber agua. 

Clave 1: Qué  

Cualquier proyecto con potencial de éxito nace de tener claridad sobre el concepto o la idea que quieres vender. Te ayudará poder explicarlo en una frase corta, es decir, de no más de 10 palabras.

Ejemplo: instalar una fuente de agua dentro del departamento.

Clave 2: Quién

Esta clave se divide en dos: quién habla y quién escucha.

Sobre quién habla para que el mensaje tenga posibilidades de ser escuchado atentamente, será importante que quien lo transmita (tú) tenga autoridad para hablar sobre éste (es decir, conocimiento y experiencia). Tener autoridad te ayudará a transmitirlo con seguridad y a conseguir que confíen en tu criterio.

Ejemplo: será más coherente que quien plantee el proyecto de instalar una fuente de agua en el departamento trabaje dentro de éste.

Sobre quién escucha quieres hacer un análisis de tu público para adaptar tu mensaje a su capacidad de comprensión, su inclinación hacia tu idea y cómo encaja ésta dentro de su mundo. En el material de trabajo encontrarás un listado completo de preguntas que te podrás hacer para analizar a tu público en detalle.

Ejemplo: tu jefe, líder del departamento en el que trabajan tú y otras 14 personas.

Clave 3: Por qué

Para que compren tus ideas o proyectos, tiene que haber una razón coherente para hacerlo. 

Normalmente en el mundo empresarial esto implica que haya alineación entre el proyecto y los objetivos. Ha de resolver algún problema real por el cual esté pasando la empresa o el departamento para así ayudar a alcanzar dichos objetivos más fácilmente. Si no cumple con este criterio, casi nunca será una prioridad.

Ejemplo: la fuente de agua más próxima está del otro lado del edificio y tardamos cinco minutos entre idas y vueltas, lo que genera una pérdida de tiempo acumulada importante (o dicho de otro modo, una pérdida en la productividad), aparte del malestar interno que supone.

Clave 4: Para qué 

Todos tomamos decisiones basándonos en nuestros propios intereses. Si haces un planteamiento profesional, el interés de la persona que lo recibe suele estar ligado a alcanzar sus propios objetivos, no los tuyos. Ejemplos de objetivos individuales podrían ser: cobrar su bono anual, ganar reconocimiento o conseguir una promoción. Si lo que planteas le facilita alcanzar sus objetivos individuales, te escuchará con atención.

Si en el caso del ejemplo vienes a plantearle tu proyecto pensando en tu propio beneficio y el de tus compañeros de equipo, no es que no entienda su valor o no lo comparta, pero no estará alineado con sus intereses personales básicos. De esta manera, es muy probable que no esté en su lista de prioridades.

Si en cambio eres capaz de centrar el beneficio en lo que le interesa conseguir como persona que toma las decisiones en tu departamento, aumentarán las probabilidades de que te compre la idea.

Por eso, en lugar de hablar primero del malestar que provoca en los empleados el tener que desplazarse cinco minutos para beber agua, centra tu argumento primero en la mejora de la eficiencia como consecuencia de dedicar menos tiempo fuera del puesto de trabajo.

Clave 5: Cómo

Todo proyecto requiere un plan de acción para ser llevado a cabo. Es importante que expliques cómo se hará, los pasos a dar, en qué plazo, las partes implicadas y cualquier posible contingencia.

Ejemplo: sólo hace falta tu firma y yo me encargaré de pasarlo al departamento de compras para hacer el pedido de la máquina y que incluya nuestras garrafas de agua en los pedidos periódicos a partir del mes que viene. 

Clave 6: Cuánto 

Un elemento importantísimo y al que muchas veces no se presta atención es el presupuesto. Si no hay dinero, no hay manera de sacar un proyecto adelante. Pero aunque haya dinero, el que te lo aprueben dependerá en gran medida de tres datos concretos: cuánto costará hacerlo (inversión), cuánto ganaremos (retorno), cuánto costaría no hacerlo (coste de oportunidad). 

Ejemplo: 

• Inversión: 1 000 euros en la máquina, 30 euros mensuales de mantenimiento y 50 euros mensuales en agua.
• Coste de oportunidad: en promedio, cada empleado toma agua tres veces al día y dedica en total 15 minutos en desplazamientos. Somos 15 personas, lo que suman 3,75 horas diarias dedicadas a ir a beber agua, que supone un gasto aproximado de 270 euros mensuales.
• Retorno: calculamos reducir los desplazamientos en 14 minutos, lo que significaría un ahorro de más de 150 euros al mes, además del salario emocional con el que motivaremos al equipo.

Claves Extra: Dónde y Cuándo

El lugar en el que se realiza la reunión o la presentación es un punto clave en la percepción de lo que dices. Éste tendrá un impacto importante en la formalidad y el nivel de cercanía, lo que te obligará a prepararte adecuadamente para adaptarte a la situación. 

No es lo mismo entrevistarte con alguien en su despacho con su escritorio en medio, que en tomando un café a su lado en la barra de una cafetería.

De igual manera, no es lo mismo presentar sobre un escenario en un evento presencial que en formato videoconferencia.

Asimismo, el momento en el que comunicas tu idea puede ayudarte o perjudicarte. El cansancio, la prisa y las interrupciones son enemigas de la atención y la claridad de pensamiento. Es por eso que, cada vez que vayas a reunirte con alguien para transmitirle una idea importante, siempre que puedas, busca que ese encuentro se realice en un momento en el que te pueda prestar plena atención y tenga un alto nivel de energía.

Sí, desarrollar una propuesta en detalle te tomará tiempo. Sobre todo cuando se trate de proyectos más ambiciosos que poner una fuente de agua en el departamento. 

Todas estas claves en su conjunto condicionarán lo que digas, cómo lo digas y el resultado que consigas. Tenerlas en cuenta aumentará por mucho tu capacidad de influir sobre quienes te escuchan y así acercarte a alcanzar tu objetivo, elemento del cual hablaremos en la próxima lección.

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