Videoconferencia: Cómo prepararte

videoconferencia como prepararte

Si quieres asegurar tu futuro profesional, tienes que adaptarte a las circunstancias del mercado. Una de ellas es el auge de las videoconferencias.

En este vídeo te mostraré seis pasos claves que te ayudarán a prepararte con éxito para tu próxima videoconferencia.

Todo está cambiando muy rápido. Y entre el coronavirus, el teletrabajo, la globalización y los avances tecnológicos… todo está forzando un gran cambio en la manera de trabajar.

Las videoconferencias han llegado para quedarse. Son un medio ideal para presentar tus ideas a clientes, colaboradores o seguidores, estén donde estén.

  • Te ayudan a comunicar rápido, sin importar la localización.
  • Te permiten ahorrar dinero en desplazamientos, gracias a poder transmitir tu mensaje a distancia.
  • Consiguen que impactes a muchas personas a la vez, dando mayor escala a tu trabajo.

Pero igual que con cualquier otro tipo de comunicación en el ámbito profesional, el éxito de tus videoconferencias dependerá de la eficacia de tu preparación.

Aquí te muestro cómo prepararte para una videoconferencia o webinar de éxito con seis claves.

1) Investiga a tu público

Ya sea una vídeo llamada con un proveedor, una presentación ante clientes o una reunión con miembros de tu equipo, cada vídeo conferencia tendrá un público concreto.

Es tu responsabilidad investigarlo previamente para poder adaptar tu mensaje de manera que lo entienda y le interese.

Tres preguntas clave:

  • ¿Quién es? > Para entender sobre todo su nivel de comprensión sobre tu tema. 
  • ¿Qué quiere? > Para entender lo que le interesa y así descartar información irrelevante.
  • ¿Qué le ofrecerás? > Para decidir exactamente de qué hablarle y que le resulte interesante.

Si tu empresa ofrece servicios digitales y tu interlocutor es dueño de pizzerías, es muy probable que no le interese que le hables de montarle un blog, y que prefiera más bien una estrategia de captación de clientes a través de redes sociales.

2) Márcate un objetivo claro

Saber lo que quieres conseguir en esa vídeo conferencia es clave; no tenerlo claro hará que divagues y pierdas el tiempo de ambas partes.

Comienza por preguntarte: cuando acabe la presentación, ¿qué quiero que haga esta persona? ¿Que me pida un presupuesto? ¿Que entre a mi web para rellenar un formulario? ¿Que compre?

Tenlo claro desde el inicio para que todo lo que digas te acerque a alcanzar dicho objetivo.

3) Define un mensaje preciso

Para captar y mantener el interés de tu público, tu mensaje central tiene que estar centrado en lo que va a ganar; en el beneficio. Y todo lo que digas para apoyar ese mensaje central, tendrá que reforzar las ventajas de actuar y el coste de no actuar.

Ejemplo: “si usas Instagram de manera estratégica, tu pizzería venderá entre un 10 y un 30% más”.


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4) Entiende el contexto

Las vídeo conferencias tienen ciertas peculiaridades que hay que tener en cuenta.

La más importante es la distancia. Aunque el público te vea y te escuche, la distancia dificulta tu capacidad de conectar y de captar los matices de sus reacciones. Esto requiere por tu parte transmitir mensajes simples y asegurarte en todo momento de que te están entendiendo.

Además, si presentas con ayudas visuales, es muy probable que no se te vea la cara o que se te vea pequeñito, lo que requerirá que especial energía por tu parte para mantenerles atentos.

5) Ten una estructura robusta

Para que entiendan tu mensaje al completo y lo escuchen atentamente, tus ideas tienen que tener estructura. En lo más básico, esto significa: introducción, cuerpo y cierre.

Introducción: te servirá para ponerles en situación y marcar el objetivo, para que sepan por qué es importante escucharte. “Hoy vengo a contarte cómo puedo ayudarte a vender entre un 10 y un 30% más con el uso de redes sociales”.

Cuerpo: es la parte en la que detallarás lo que has prometido en el objetivo. Te sugiero que elabores esta sección de manera esquematizada. Ejemplo: las tres razones para usar redes sociales en tu negocio.

Cierre: en esta parte buscas resumirás los puntos clave y pedirás que tome acción. Ejemplo: “por eso, si implementas una estrategia robusta tu negocio crecerá al menos un 10% en los próximos dos meses, ¿te parece si vamos adelante?”

6) Ensaya

Hablar en público produce nervios. Si a esto le sumas la complejidad tecnológica de las vídeo conferencias, aún más. Pero el miedo en sí es a lo desconocido, a la falta de práctica.

Por eso, si ensayas tu presentación en voz alta hasta interiorizarla y haces pruebas técnicas antes de iniciar la videoconferencia, se te irá la mitad de esos nervios antes de comenzar.

Las vídeo conferencias llegaron para quedarse y si quieres mantenerte relevante en el mundo profesional en constante cambio, tendrás que descubrir cómo triunfar con tus vídeo conferencias.

Sigue estos seis pasos y ya verás cómo lo consigues.

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Porque recuerda:

Quien comunica mejor gana.

Imagen de Avel Chuklanov

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