Reuniones virtuales efectivas con Zoom

CATEGORÍA: Comunicación online

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¿Te toca estar en reuniones aburridas, interminables y que no sirven de mucho? Por videoconferencia pueden ser aún peores… En este vídeo te mostraré cinco claves para tener reuniones virtuales efectivas usando Zoom o cualquier otra plataforma de videoconferencias. Para que uses buen tu tiempo y consigas lo que quieres.

El teletrabajo, la globalización y los avances tecnológicos están haciendo que todo cambie muy rápido en el trabajo. Y el coronavirus lo está acelerando todo.

Pero aunque muchas de las funciones las podamos hacer de manera autónoma y a distancia, sigue siendo necesario reunirse. Y a distancia, estas reuniones tienen que hacerse por vía online.

Éstas permiten rapidez, flexibilidad y ahorro de costes en viajes. Pero en el mundo del trabajo es muy habitual que las reuniones presenciales sean una pérdida de tiempo por múltiples razones y si éstas no se tienen en cuenta, las reuniones online pueden salir peor.

Cinco claves para tener reuniones virtuales efectivas

Aquí tienes cinco claves para dirigir reuniones online exitosas y así aprovechar tu tiempo al máximo.

1) Domina los detalles técnicos

Una reunión online depende enteramente del buen uso de la tecnología por parte de todos y cuando la tecnología no funciona o alguien no tiene claro cómo usarla, la reunión se retrasa o no se lleva a cabo.

Asegúrate de saber usar las funcionalidades básicas:

Conseguir que se te escuche
Conseguir que se te vea (en vídeo)
Compartir pantalla

Además, al enviar la convocatoria, da instrucciones claras sobre los detalles técnicos necesarios para que la reunión se pueda llevar a cabo.

2) Define una agenda con anterioridad

¿Has estado en una reunión que no tenía razón de ser, o que no tenía sentido que participaras tú?

Define el objetivo de la reunión y los puntos a tratar, y comunícalos al convocar la agenda.

Además, invita sólo a personas relevantes, cuya presencia tenga razón de ser, indica lo que se espera de cada una y lo que tendrá que preparar de antemano para que llegue lista para entrar en materia.

Si no lo haces, corres el riesgo de perder el tiempo de todos.

3) Asegúrate de que todos usen la cámara

Cuando se ha invitado a las personas a una reunión por las razones adecuadas, su presencia es necesaria y su participación importante, no sólo para explicar lo que se hayan preparado, sino para debatir y llegar a conclusiones sobre todos los temas tratados. Si están pero no están, su presencia aporta poco.

Es muy fácil en reuniones online con más de tres personas, desconectar la cámara y el micrófono y estar a otra cosa. Por ello, pide a todos que activen la cámara para asegurarte de que estén realmente presentes.

Como has llegado hasta aquí, quiero regalarte mi libro «Haz que te escuchen y triunfa con tus ideas», con el paso a paso para comunicar tus ideas con éxito. Descúbrelo haciendo clic aquí.

4) Lidera la reunión

A veces cuesta mantener el orden en una reunión en persona donde hay un contacto directo con todos. A distancia puede ser más complicado si las reglas no están claras y no hay alguien para asegurar que se cumplan.

Será útil que lideres la reunión o asignes a alguien que lo haga con el fin de moderar su desarrollo, asegurar que se traten todos los puntos y dar la palabra a los participantes.

Esta persona también se asegurará de dar contexto al inicio y resumir puntos clave al final. Esto facilitará que se alcance el objetivo en tiempo y forma.

5) Establece acciones claras

Si quieres que tras la reunión se tomen acciones concretas, es importante verbalizarlas. Porque cuando hay que actuar y no se dice quién ni cuándo, no se hace nada.

Para cada punto de la reunión al que haya que dar continuidad posteriormente, asegúrate de que queda clara la acción a tomar, quién la llevará a cabo y la fecha límite para hacerlo.

Y al finalizar la reunión, resume los puntos clave repitiendo las acciones acordadas.

Esto aumentará las probabilidades de que se haga.

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Las reuniones son un mal necesario en el mundo del trabajo. A distancia presentan mayores retos que en persona. Sigue estos cinco pasos y conseguirás hacer buen uso de tu tiempo, consiguiendo que reunirse valga la pena.

¿Qué te ha parecido este vídeo? Por favor déjame un comentario. Si te ha gustado compártelo con tus amigos para que ellos también tengan reuniones online exitosas.

Porque recuerda:

Quien comunica mejor gana.

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